miércoles, 19 de marzo de 2014

Reuniones efectivas

¿Cada cuánto te reúnes con tus compañeros o superiores?, ¿sabéis de lo que vais a hablar?, ¿aportan un valor esas reuniones?, ¿os centráis en el objetivo o divagáis? Uno de los mayores ladrones de tiempo en una organización es la mala gestión de las reuniones.

Mackenzie ha estimado que “el directivo medio pasa diez horas semanales en reuniones, y el 90% de los mismos cree perder la mitad de ese tiempo”.

Mis 5 consejos

1. Pon fin a la reunionitis: Utilizamos este concepto para definir el uso excesivo de las reuniones con el objetivo de resolver temas que se podrían solventar de otra forma más rápida. Antes de convocar a los asistentes, reflexiona ¿realmente es necesario reunirlos para hablar este tema? Quizás se puede resolver con una llamada telefónica, un correo electrónico o introduciendo la información en la intranet.

Algunas empresas por pura rutina se reúnen cada mañana para tratar lo que se ha trabajado el día anterior ¿Es necesario?, ¿tantos cambios se han producido para que se tengan que ver los empleados cada día?


2. Establece un orden del día: La persona que lidera la reunión debe de tener claro los puntos que se van a tratar y calculado cuanto tiempo se va a invertir en cada uno. Como dice Davidson “cuando los participantes conocen por adelantado el tiempo asignado a cada tema, la mayoría hace lo que puede para respetar ese tiempo”.

Evita que los asistentes divaguen o se alejen del objetivo que has marcado. Si hay disparidad de opiniones en algún punto, pasa a otro tema.

3. Invita únicamente a las personas que puedan aportar algo: Convocar a un número excesivo de personas, además de que algunas de ellas incluso pueden no ser necesarias, entorpece el funcionamiento fluido de la reunión.  Por otro lado, avísales con suficiente antelación.


4. Sé puntual: Especifica una hora de inicio y de fin determinada (por ejemplo, evita decir entre las 11 y 11.15h) y sé riguroso.

Algunas veces se comete el error de esperar a que lleguen todos los asistentes, unos llegan antes, otros tarde o muy tarde y mientras tanto, todos los que ya estáis perdiendo vuestro tiempo que además es muy valioso.

En este aspecto Davidson propone una serie de técnicas como cerrar la puerta una vez ya has empezado, no poner al corriente al trabajador que llegue tarde o distribuir las tareas más agradables al inicio, por ejemplo.

5. Obtén conclusiones: Cuando haya finalizado es importante que se establezca qué acciones se van a tomar, se distribuyan las tareas entre los asistentes y se marquen plazos de tiempo para realizar estas labores.

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