jueves, 27 de marzo de 2014

Descripción de puestos de trabajo (DPT)

¿Sabes qué se necesita para ocupar tu puesto y cuáles son tus responsabilidades? Si no lo tienes claro, pregunta por tu Descripción de Puesto de Trabajo, un documento que expone los requisitos y otros aspectos relacionados con la posición que son claves para su buen desempeño.

A diferencia de lo que piensan muchas personas, la DPT no es únicamente un listado de funciones, va mucho más allá. En mi post de hoy, explicaré qué aspectos deberían de incluir.

Es importante remarcar que esta herramienta en ningún caso presenta los requisitos del trabajador que ocupa el puesto, sino que refleja qué aspectos son necesarios para trabajar en una posición determinada satisfactoriamente.

Probablemente conozcáis a alguna persona con estudios superiores que realiza un trabajo de menos cualificación como por ejemplo un psicólogo que ejerce de administrativo. Si observáramos su DPT de administrativo, la formación que figuraría probablemente sería de CFGM pero no de Grado de Psicología.

Los elementos que incluye la Descripción de Puesto de Trabajo son:

1. Identificación: Son los datos que nos facilitará situar el puesto dentro de la empresa. Una forma sencilla de plasmarlo es a través del organigrama.

2. Misión: Incluye las acciones que se deben realizar, dónde, las guías para realizar las acciones y el resultado.

Un ejemplo de misión de un perfil de formador de producto sería:

Formar y establecer un seguimiento del cliente (acción), en casa del mismo y atendiendo a la zona de Cataluña (dónde), siguiendo las directrices de la compañía (guía), para conseguir la correcta implantación y comprensión del producto solicitado (resultado).

3. Dimensiones: Expone las magnitudes cuantificables asociadas a un puesto (número de subordinados, presupuesto que dispone, gastos…).

4. Responsabilidades / Finalidades: Son las funciones propias del puesto. Para la elección de estas deberemos de considerar las actividades que requieren mayor tiempo, complejidad y especialización.

5. Responsabilidad: Evalúa el grado de autonomía o toma de decisiones.

6. Relaciones: Se incluye con qué profesionales y agentes, tanto a nivel interno de la organización como externo, se tiene que relacionar la persona que ocupe el puesto. No se tiene en cuenta al superior ni a los subordinados. Se señala la frecuencia y el motivo.

7. Problemas: Expone objetivamente las dificultades a las que se tiene que hacer frente.

Un problema en un comercial podría ser la poca disponibilidad del cliente para hacer una reunión.

8. Perfil del puesto: Especifica la formación, conocimientos, experiencia previa y tiempo de adaptación a la posición.


La DPT es uno de los puntos de partida para realizar la Valoración de Puestos de Trabajo que servirá para determinar la retribución del puesto. Además, es útil en los procesos de selección, ya que explica de una forma clara los componentes que incluyen un puesto de trabajo. Por último, gracias a esta herramienta, los empleados conocen perfectamente su posición y tienen una mayor claridad en su rol.

miércoles, 19 de marzo de 2014

Reuniones efectivas

¿Cada cuánto te reúnes con tus compañeros o superiores?, ¿sabéis de lo que vais a hablar?, ¿aportan un valor esas reuniones?, ¿os centráis en el objetivo o divagáis? Uno de los mayores ladrones de tiempo en una organización es la mala gestión de las reuniones.

Mackenzie ha estimado que “el directivo medio pasa diez horas semanales en reuniones, y el 90% de los mismos cree perder la mitad de ese tiempo”.

Mis 5 consejos

1. Pon fin a la reunionitis: Utilizamos este concepto para definir el uso excesivo de las reuniones con el objetivo de resolver temas que se podrían solventar de otra forma más rápida. Antes de convocar a los asistentes, reflexiona ¿realmente es necesario reunirlos para hablar este tema? Quizás se puede resolver con una llamada telefónica, un correo electrónico o introduciendo la información en la intranet.

Algunas empresas por pura rutina se reúnen cada mañana para tratar lo que se ha trabajado el día anterior ¿Es necesario?, ¿tantos cambios se han producido para que se tengan que ver los empleados cada día?


2. Establece un orden del día: La persona que lidera la reunión debe de tener claro los puntos que se van a tratar y calculado cuanto tiempo se va a invertir en cada uno. Como dice Davidson “cuando los participantes conocen por adelantado el tiempo asignado a cada tema, la mayoría hace lo que puede para respetar ese tiempo”.

Evita que los asistentes divaguen o se alejen del objetivo que has marcado. Si hay disparidad de opiniones en algún punto, pasa a otro tema.

3. Invita únicamente a las personas que puedan aportar algo: Convocar a un número excesivo de personas, además de que algunas de ellas incluso pueden no ser necesarias, entorpece el funcionamiento fluido de la reunión.  Por otro lado, avísales con suficiente antelación.


4. Sé puntual: Especifica una hora de inicio y de fin determinada (por ejemplo, evita decir entre las 11 y 11.15h) y sé riguroso.

Algunas veces se comete el error de esperar a que lleguen todos los asistentes, unos llegan antes, otros tarde o muy tarde y mientras tanto, todos los que ya estáis perdiendo vuestro tiempo que además es muy valioso.

En este aspecto Davidson propone una serie de técnicas como cerrar la puerta una vez ya has empezado, no poner al corriente al trabajador que llegue tarde o distribuir las tareas más agradables al inicio, por ejemplo.

5. Obtén conclusiones: Cuando haya finalizado es importante que se establezca qué acciones se van a tomar, se distribuyan las tareas entre los asistentes y se marquen plazos de tiempo para realizar estas labores.

jueves, 13 de marzo de 2014

Cómo hacer un diccionario de competencias

Hola amig@s,

La semana pasada os expliqué qué era el Diccionario de competencias y en este post hablaré de cómo se crea.

Os recuerdo que esta herramienta es un documento que incluye todas las competencias que tiene una organización y que cada competencia estaba abierta en grados.

Para su correcta realización se siguen las siguientes fases:

1. Descripción de la cultura organizativa.

La cultura organizativa es el conjunto de costumbres, hábitos y creencias que tiene una empresa. Incluye la misión, visión y valores.

La misión es la razón de existir de la empresa. Define el motivo por el que se creó, su target y su valor diferencial.

La visión indica dónde quiere estar la empresa en el largo plazo.

Los valores son los principios, creencias y reglas. Su filosofía.

Una forma de determinar la cultura empresarial sería a través de entrevistas con profesionales clave que disponen de una visión global de la empresa.

Esta fase nos servirá para tener una primera aproximación en cuanto a las competencias organizativas.


2. Definición de las familias de puestos de trabajo.

Una familia de puestos de trabajo es un conjunto de ocupaciones que tienen en común conocimientos, habilidades o competencias. En una misma familia de puestos puede haber profesionales de varias áreas.

Por ejemplo, los jefes de equipo de los diferentes departamentos tienen que disponer de unas competencias comunes como la capacidad de liderazgo, desarrollo de personas o la toma de decisiones, por lo que podrían pertenecer a una misma familia.

En esta etapa la herramienta principal será el organigrama.

3. Definición de las competencias.

Una vez definidas las familias, se procede a definir las competencias organizativas, funcionales y técnicas. De cada familia se escoge a aquellos profesionales considerados como excelentes.


Para extraerlas se pueden utilizar tres procedimientos: la entrevista de incidentes críticos, el metaplan y/o cuestionarios.

En la entrevista es importante extraer comportamientos. Una opción para llevarla a cabo es utilizar el método embudo (deductivo), que consiste en empezar a hacer preguntas abiertas (p.e: Explícame una jornada laboral) y poco a poco ir concretando.

Ejemplos de cuestionarios son: PAQ (Position Analysis Questionnaire), WPS (Work Profiling System) y F-JAS (Job Analysis Scales).

4. Desarrollo en grados.

Con toda la información obtenida se lleva a cabo una selección de las competencias teniendo en cuenta aspectos como el grado de importancia o si una competencia incluye a otra, etc.

Los comportamientos nos serán útiles para hacer esta graduación. Incluso podemos crear otro documento con los ejemplos de comportamientos asociados a cada competencia.

Una vez hecha la graduación, finalizamos estableciendo el perfil de competencias de cada familia de puestos de trabajo.

jueves, 6 de marzo de 2014

El diccionario de competencias

Hola amig@s,

Siguiendo con mi parte favorita de Recursos Humanos, la gestión por competencias, hoy os voy a explicar una herramienta útil que muchas organizaciones ya disponen.

El Diccionario de competencias es un documento que incluye las competencias, tanto organizativas como funcionales, de una empresa. Las organizativas son aquellas que disponen todos los trabajadores y que están estrechamente relacionadas con los valores, cultura y estrategia organizacional. Ejemplo de competencia organizativa en una escuela de negocio podría ser la orientación al alumno. En cambio, las funcionales son propias de un puesto de trabajo, como por ejemplo la negociación en un perfil comercial.

En el Diccionario cada competencia está abierta en diferentes grados.


Liderazgo

Habilidad de guiar a un grupo estructurando, dirigiendo y delegando responsabilidades para conseguir un objetivo.

1. Posee escasas habilidades de mando. Se ciñe a dar órdenes cotidianas que no suponen un impacto en el funcionamiento de su área de trabajo.

2. Coordina y dirige a un grupo pequeño de profesionales. Posee ciertas habilidades de liderazgo, muestra y consigue autoridad y logra que se tenga en cuenta su opinión y criterio.

3. Coordina, dirige y supervisa a un grupo de personas de un departamento. Delega efectivamente, teniendo en cuenta los conocimientos que poseen y sus inquietudes profesionales. Fomenta el espíritu de equipo y se preocupa en que sus necesidades se vean cubiertas logrando extraer su máximo potencial.

4. Guía, orienta y dirige a un grupo importante de personas. Delega teniendo en cuenta, no sólo los conocimientos de los profesionales, sino sus capacidades, fortalezas y sus debilidades. Actúa como un coach, escucha, comprende, estimula a sus colaboradores y es generador de sinergias.

5. Es una persona de referencia en su organización y ejerce una fuerte influencia. Persuade, convence y consigue guiar a un grupo importante de personas. Logra implicarlos y motivarlos en su trabajo consiguiendo que se involucren con la empresa en todos los sentidos.


Como se puede observar en el ejemplo, la habilidad de Liderazgo tiene 5 grados, donde el grado 1 es disponer de la competencia en un nivel básico y el 5 en un nivel complejo.

A partir del Diccionario se pueden establecer los perfiles de competencias. Esto es un listado de competencias que son primordiales para el buen desempeño de un puesto. De cada una se especifica el grado. Los perfiles no son estrictos y pueden ir cambiando a lo largo del tiempo si la estrategia de la empresa varía.

Un ejemplo de perfil competencial de un comercial podría ser:

COMPETENCIA
GRADO
Negociación
4
Compromiso con la organización
3
Comunicación
4
Iniciativa
3
Orientación al logro
4

Pero, ¿para qué sirve el Diccionario de competencias? En primer lugar es útil para los procesos de selección. Teniendo esta herramienta y el perfil competencial, el reclutador ya sabe qué características son importantes para encontrar al candidato idóneo. Además, esta herramienta se puede utilizar para establecer planes de carrera, pues el perfil competencial indica cual sería la excelencia en un puesto y esto facilita observar las carencias que dispone el empleado al que se quiere promocionar. Otra participación que se le da es en las evaluaciones de desempeño.


A pesar de que hay consultoras que disponen de un Diccionario estándar, lo ideal, bajo mi punto de vista, es que cada empresa tenga un Diccionario propio, ya que la estrategia de cada compañía es diferente.